Как сделать подпись в outlook

Как настроить ЭЦП

Обычная подпись — это информативное сообщение, которое отправляется в конце каждого сообщения с какой-то целью. Цифровая или электронная подпись — это сертификат безопасности, обеспечивающий подтверждение того, что то или иное письмо вам отправил определённый человек, а не его двойник-злоумышленник. Также подобная подпись шифрует сообщение, так что обычный пользователь, не имеющий ключ к шифру, не сможет его прочесть.

Учтите, чтобы зашифровать свой ящик, необходимо раздобыть сертификат безопасности. На данный момент его можно получить бесплатно или приобрести за деньги на интернет-сайтах. Например, на сайте https://www.instantssl.com/ предоставляют бесплатный сертификат для браузера, который после установки можно экспортировать и перенести в Outlook.

Outlook 2010, 2013, 2016

1. Открываем вкладку «Файл».

2. Переходим к блоку «Параметры».

3. Выберите подраздел параметров «Центр управления безопасностью».

4. Перейдите к параметрам центра безопасности.

5. Выберите пункт «Защита электронной почты».

6. Включите функцию, позволяющую добавлять цифровую подпись к отправляемым письмам.

7. Подтвердите, что исходящие от вас сообщения должны отправляться открытым текстом, а не кодироваться, если в этом нет необходимости.

8. Кликнете по кнопке «Параметры».

9. Назовите создаваемую конфигурацию и выберите алгоритмы шифрования, используемые вашим сертификатом.

10. Укажите путь до файла с сертификатом. Сертификат подписи и шифрования обычно содержится в одном файле.

11. Поставьте галочку напротив функции «Передавать сертификат с сообщением», чтобы получатели вашим писем могли расшифровать письмо, полученное от вас. Если вы считаете этот метод небезопасным, то передайте сертификат всем тем, кто будет получать от вас зашифрованные письма, лично.

12. Кликнете по кнопке «ОК», чтобы завершить настройку. Готово, теперь люди, получившие ваше письмо, будут видеть соответствующее уведомление рядом с письмом, подтверждающее то, что это сообщение им отправили именно вы, а не кто-то под вашим именем.

13. Если вы не включили функцию, шифрующую и подписывающую все письма, отправляемые вами, то вам придётся это делать для каждого сообщения вручную. Во время создания сообщения перейдите к вкладке «Параметры».

14. Кликнете по кнопке «Подписать» и «Шифровать», чтобы использовать свой сертификат.

Outlook 2007

1. Разверните вкладку «Сервис».

2. Перейдите к разделу «Центр управления безопасностью».

3. Выберите подпункт «Защита электронной почты».

4. Включите функцию, позволяющую добавлять цифровую подпись к отправляемым письмам. Подтвердите, что исходящие от вас сообщения должны отправляться открытым текстом, а не кодироваться, если в этом нет необходимости.

5. Кликнете по кнопке «Параметры».

6. Назовите создаваемую конфигурацию и выберите алгоритмы шифрования, используемые вашим сертификатом.

7. Укажите путь до файла с сертификатом. Сертификат подписи и шифрования обычно содержится в одном файле.

8. Поставьте галочку напротив функции «Передавать сертификат с сообщением», чтобы получатели вашим писем могли расшифровать письмо, полученное от вас. Если вы считаете этот метод небезопасным, то передайте сертификат всем тем, кто будет получать от вас зашифрованные письма, лично.

9. Кликнете по кнопке «ОК», чтобы завершить настройку. Готово, теперь люди, получившие ваше письмо, будут видеть соответствующее уведомление рядом с письмом, подтверждающее то, что это сообщение им отправили именно вы, а не кто-то под вашим именем.

Существует два вида подписей — обычная и цифровая. Обычная используется для рассылки полезной для получателя информации в каждом сообщении. Её удобно использовать в том случае, если вам приходится отправлять большое количество сообщений, и каждый раз прописывать её неудобно. Цифровая подпись нужна для подтверждения своей личности и шифрования отправляемых писем. Используется в том случае, если нужно переслать что-то, что не должно попасть в руки левых людей.

Сервисы для создания подписи в письме

Создать красиво сверстанную подпись может не только дизайнер. Есть сервисы, где можно выбрать шаблон, загрузить свои контакты и получить готовую подпись. Сейчас о них расскажем.

Hubspot Signature Generator

Это один из сервисов маркетинговой платформы Hubspot. Его плюс в том, что он бесплатный. Сервис на английском, но все достаточно просто, чтобы разобраться без особого знания языка.

Чтобы создать в нем подпись, нужно заполнить четыре вкладки:

• выбрать шаблон;
• указать свои данные;
• изменить оформление: расположение элементов, цвет фона;
• Добавить CTA — ссылку или баннер с призывом к действию.

Создание подписи в сервисе Hubspot Чтобы добавить подпись в свой почтовый сервис, нужно нажать кнопку Copy Signature:

Копирование подписи в Hubspot

А затем вставить подпись в свой почтовый сервис, у нас это Gmail:

Добавление подписи Hubspot в Gmail

WiseStamp

• шаблоны для разных профессий;
• иконки популярных соцсетей, включая Вконтакте;
• возможность указать Skype;
• большой выбор плагинов для вставки праздничной плашки, ссылки на пост или твит в соцсетях, пост в блоге, приглашение на вебинар, портфолио на Behance, магазин на Etsy и так далее;
• возможность загрузить свой баннер.

Создание подписи в сервисе WiseStamp Минус бесплатной версии — логотип сервиса со ссылкой внизу подписи. Его можно убрать только на платном тарифе. Получить HTML код подписи можно тоже только в платной версии.

Когда закончите, нужно будет только отметить ваш почтовый сервис галочкой, подпись WiseStamp добавит сам. На бесплатном тарифе экспортировать подпись можно в пять сервисов:

Экспорт подписи из Wisestamp в почтовые сервисы

Чтобы увидеть подпись, нужно просто обновить свою почту и создать новое письмо:

Подпись, сделанная в Wise Stamp

Newoldstamp

В бесплатной демо-версии разрешают сделать подпись и поиграться с настройками. Экспортировать подпись в почту можно только на платном тарифе.

Что можно сделать во время создания подписи в Newoldstamp:

• добавить произвольное поле;
• выбрать расположение блоков, чтобы информация красиво смотрелась;
• выбрать шрифт подписи;
• редактировать фото прямо в сервисе: сделать круглым, со сглаженными краями.

Минус сервиса — неудобные инструменты для создания баннеров. Можно добавить или слоган без ссылки, или готовый баннер, текст на котором нельзя изменить.

Готовая подпись выглядит так:

Создание подписи в сервисе Newoldstamp

MySignature

Сервис с минималистичным дизайном. В бесплатной версии можно редактировать поля с контактными данными, вставить фото.

В платной версии разрешают загрузить свой баннер со ссылкой, менять оформление подписи и добавлять произвольные поля.

Создание подписи в сервисе MySignature

Когда создадите подпись, нажмите Finish. Чтобы ее экспортировать, нажмите Copy to clipboard и просто вставьте подпись в свой почтовый сервис. Кнопка Copy to clipboard появится после того, как сохраните подпись.

Мобильное приложение Microsoft Outlook

Возможность создания собственной подписи также доступна в мобильном приложении Outlook для iPhone, iPad и Android-устройств. Правда, по части оформления она еще более ограничена, чем в веб-версии.

1. Вызовите меню приложения, коснувшись изображения своего профиля на его верхней панели.

Откройте «Настройки», тапнув по расположенной слева внизу шестеренке.

Пролистайте окно параметров вниз
и выберите раздел «Подпись».

Коснитесь поля для ввода, чтобы вызвать виртуальную клавиатуру. Удалите шаблонную запись «Скачайте Outlook для iOS/Android»
и введите текст собственной подписи.

Сохранять ничего не нужно – в успешно внесенных изменениях можно убедиться, если вернуться на шаг назад.

Немного о дополнительных возможностях Outlook

Некоторые функции называют «дополнительными» просто из-за того, что они используются реже других. Мы сейчас рассмотрим некоторые из них:

• с помощью этой программы можно настраивать работу всего предприятия для доступа к общим ресурсам;
• через свою учетную запись вы можете получать и отправлять факсы;
• это приложение можно использовать как поисковую систему, причем не только его элементов, но и любые файлы в системе устройства;
• возможность архивирования, а также сохранения в каком-либо формате;
• наконец, существует возможность использования других программ Mocrosoft Office вместе в Outlook.

Немного о дополнительных возможностях Outlook

Некоторые функции называют «дополнительными» просто из-за того, что они используются реже других. Мы сейчас рассмотрим некоторые из них:

• с помощью этой программы можно настраивать работу всего предприятия для доступа к общим ресурсам;
• через свою учетную запись вы можете получать и отправлять факсы;
• это приложение можно использовать как поисковую систему, причем не только его элементов, но и любые файлы в системе устройства;
• возможность архивирования, а также сохранения в каком-либо формате;
• наконец, существует возможность использования других программ Mocrosoft Office вместе в Outlook.

Как изменить поле От в Microsoft Outlook

Когда вы отправляете электронное письмо в Outlook, получатель видит ваше имя в поле От. Это может быть ваше имя и фамилия, псевдоним или даже название компании. Вы можете изменить это имя на любое другое, не влияя на доставку письма.

Инструкции в этой статье относятся к Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 и Outlook для Office 365.

Изменить имя отправителя электронной почты в Outlook

Вот как изменить имя отправителя при отправке электронного письма в Outlook:

1. Перейдите в Файл и выберите Информация .

2. Выберите Настройки аккаунта > Настройки аккаунта .

3. В диалоговом окне Настройки аккаунта выберите учетную запись электронной почты, которую вы хотите изменить, и выберите Изменить .

4. В текстовом поле Ваше имя введите имя, которое хотите отображать в строке «От» своих электронных писем.

   Если у вас есть учетная запись Microsoft Exchange, вы не можете изменить отображаемое имя. Обратитесь к администратору Exchange, чтобы внести это изменение.

5. Выберите Далее .

6. Выберите Готово .

Когда вы отправляете новое электронное письмо из учетной записи, поле «От» содержит отображаемое вами отображаемое имя.

Изменить отправителя при составлении электронного письма

Вы также можете настроить отправителя при создании нового электронного письма с помощью Outlook. В этом случае вы выберете одну из нескольких учетных записей, настроенных в Outlook. Используйте этот подход, чтобы изменить учетную запись и имя, с которого вы отправляете электронную почту на лету, независимо от того, с какой учетной записи вы открыли новое письмо.

Чтобы настроить отправителя при написании нового электронного письма:

1. Перейдите в Главная и выберите Новый адрес электронной почты .

2. Нажмите стрелку раскрывающегося списка От и выберите учетную запись, которую хотите отобразить в поле «От».

   Если вы не видите поле «От» в окне создания электронного письма, перейдите в раздел Параметры и выберите Из .

3. Имя, которое вы определили для этой учетной записи, отображается в поле «От», когда получатель открывает электронное письмо.

Изменить адрес для ответа

Альтернативой редактированию поля От является установка адреса для ответа. Адрес для ответа получает ответы на оригинальное письмо.

Чтобы настроить адрес для ответа:

1. Перейдите в Файл > Информация .

2. Выберите Настройки аккаунта > Настройки аккаунта .

3. Выберите учетную запись электронной почты, которую вы хотите изменить, и выберите Изменить .

4. В текстовом поле Адрес для ответа введите адрес электронной почты, на который вы хотите получать ответы на ваши сообщения.

5. Выберите Далее .

6. Выберите Готово .

Когда получатель отвечает на электронное письмо, ответ отправляется на указанный вами адрес электронной почты.

Добавить подпись в Outlook для Windows

Если вы пользователь Windows, скорее всего, Outlook — ваш основной почтовый клиент. Он прекрасно работает на этой платформе и позволяет управлять несколькими учетными записями электронной почты из одного приложения.

Добавить подпись в Outlook для Windows довольно легко. Вы также можете создавать отдельные подписи для каждой из ваших учетных записей электронной почты.

• Запустите приложение Outlook на вашем компьютере.
• Нажмите на вкладку «Файл» в левом верхнем углу экрана, чтобы открыть меню.

Нажмите на Опции на левой боковой панели вашего экрана.

• На следующем экране нажмите «Почта» на левой боковой панели, чтобы получить доступ к настройкам электронной почты.
• На правой панели найдите раздел, в котором написано Создание сообщений. Внутри этого раздела вы найдете кнопку с надписью «Подписи». Нажмите на него, чтобы открыть.

Нажмите «Создать» на следующем экране, чтобы создать новую подпись в приложении.

Он попросит вас ввести имя для вашей подписи. Сделайте это и нажмите ОК.

Выберите свою подпись в списке, и вы сразу же сможете изменить ее в поле ниже.Здесь вы можете ввести свою подпись в виде простого текста, а затем использовать доступные параметры форматирования для ее стилизации. Вы также можете добавить изображения к своей подписи, если хотите.
В разделе Выбор подписи по умолчанию выберите учетную запись электронной почты, для которой вы хотите использовать новую подпись. Выберите свою подпись в меню «Новые сообщения», если вы хотите, чтобы к каждому новому письму применялась подпись. Вы также можете выбрать подпись, которая будет использоваться для ваших ответов на электронную почту и пересылок.
Наконец, нажмите ОК, когда вы закончите создание своей подписи.

Версия Outlook 2021 года

1. Открываем программу и видим в верхнем меню сразу кнопку «Создать сообщение» (в разделе «Главная»).

   Во вкладке «Главная» щелкаем по иконке «Создать сообщение»

2. И теперь в данном пункте ищем «Подпись» и из выпадающего списка находим «Подписи и бланки».

   Нажимаем по значку «Подпись»

3. Далее кликаете «Создать» и снова устанавливаете все необходимые параметры.

   В окне «Подписи и бланки», нажимаем на кнопку «Создать», вводим название и заполняем необходимые параметры

4. Для сохранения нажимаем «ОК».

   Сохраняем, созданную подпись, нажав кнопку «ОК»

В новом сообщении щелкаем по иконке «Подпись»

Зачем нужна подпись в электронном письме

Подпись в письме не только логически завершает сообщение, она выполняет еще несколько задач.

1. Сообщает дополнительные контакты. Благодаря этому, клиенты или партнеры могут выбрать удобные для них способы того, как с вами связаться.

Подпись с дополнительными контактами: телефоном и Skype

2. Повышает узнаваемость компании и продвигает бренд. Согласно статистике, один сотрудник отправляет до 175 электронных писем в неделю. Логотип компании и оформление подписи в корпоративном стиле напоминают людям о бренде и поддерживают его образ.

Подпись с логотипом компании

3. Дополняет впечатление о человеке и задает тон общению. Оформление подписи, тон, способ обращения к собеседнику — эти детали настраивают на формальное или неформальное общение, как, например, эти две подписи:

Неформальная подпись в рассылке обучающих курсов Формальная подпись в рассылке психолога

4. Привлекает новых подписчиков на корпоративные аккаунты через кнопки соцсетей.

Подписчики сразу из письма смогут перейти в ваши соцсети и узнать больше о бренде и его новостях. Это поможет добавить еще один канал связи и наладить более тесную коммуникацию с клиентами.

Кнопки соцсетей в подписи

Добавить цифровую подпись в Outlook

Служба сертификатов электронной подписи , включая Comodo`s, также предоставляют шифрование, которое вы можете использовать в качестве дополнительной безопасности. Однако в этом случае получатель тоже должен использовать одно и то же программное обеспечение для дешифрования электронной почты. Например, если вы загружаете и используете Comodo Certificate Manager (платное программное обеспечение, которое позволяет вам управлять своими цифровыми сертификатами по сети), вы должны попросить получателя установить его, если вы хотите отправить зашифрованные письма получателю. Но не все готовы тратить на безопасность, особенно если они не участвуют в большой части вычислений.

Есть и другой способ предоставления некоторых услуг. Они будут хранить фактическое зашифрованное сообщение на своих серверах и пересылать ключ получателю вместе со ссылкой на сообщение в отдельной почте. Получатель может затем щелкнуть ссылку и использовать ключ для расшифровки электронных писем. Но поскольку этот пост посвящен электронной цифровой подписи, мы не будем вдаваться в подробности шифрования сообщений. На данный момент, пожалуйста, поймите, что шифрование также возможно, если вы используете цифровую электронную подпись Comodo или любую другую аналогичную услугу.

Это может выглядеть сложнее, но использование цифровой подписи так же просто, как нажатие кнопки для аутентификации сообщения, просто после того, как вы нажмете Отправить. Вам просто нужно нажать Разрешить .

Как получить бесплатную цифровую подпись для Outlook

Хотя есть несколько поставщиков, которые предлагают бесплатные и оплачиваемые сертификаты электронной почты для цифровых подписей, в качестве примера мы будем говорить о Comodo. Метод установки сертификатов от других поставщиков более или менее одинаковый.

Сначала вам нужно получить сертификат. В Comodo это двухэтапный процесс.

Форма заявки выглядит как изображение ниже. Заполните все детали. Перед тем, как нажать кнопку «Принять», вам необходимо прокрутить весь договор. В некоторых случаях вам может быть предложено дважды нажать кнопку «Принять».

Как импортировать электронную подпись электронной почты в Outlook

Хотя мы говорим о Outlook, процесс похож на все почтовые клиенты , Это также можно разбить на две задачи следующим образом:

1. Экспортировать недавно установленный сертификат в известное место
2. Импортировать сертификат в Outlook или другие почтовые клиенты

Чтобы экспортировать недавно установленный сертификат, сначала вам нужно чтобы найти его на своем компьютере. Нажмите WinKey + R, чтобы открыть диалоговое окно «Выполнить». Введите certmgr.msc в текстовое поле и нажмите клавишу Enter. Это откроет диспетчер сертификатов Windows. Перейдите в папку Личные> Сертификаты на левой панели, чтобы просмотреть сертификат бесплатной цифровой подписи от Comodo.

Дважды щелкните по сертификату, чтобы открыть его. На вкладке Подробнее выберите опцию Копировать в файл … , чтобы экспортировать сертификат. Откроется мастер экспорта и импорта сертификатов. Используйте мастер для экспорта файла в какое-то место, которое вы можете вспомнить. Вам понадобится знание пути, в котором вы его сохранили, чтобы импортировать сертификат в Outlook.

После того, как вы экспортировали цифровую подпись для электронной почты, откройте Outlook, если она еще не открыта. Нажмите Файл и Параметры . Нажмите на последний параметр, который говорит Центр доверия , а затем нажмите Параметры центра доверия … .

Нажмите на вариант, говорящий Безопасность электронной почты на левой панели и в правой панели щелкните Импорт / Экспорт … (см. рисунок ниже)

После того, как вы нажмете кнопку Импорт / Экспорт … , вы получите диалоговое окно как ниже.

Перейдите и выберите сертификат, который вы экспортировали, используя указанный выше метод. В поле «Пароль» введите пароль, чтобы подпись не могла быть взломана кем-либо другим. Вам снова будет предложено установить уровень безопасности. Если вы выберете Высокий, вам будет предложено ввести пароль каждый раз, когда вы отправляете электронное письмо, используя соответствующий идентификатор электронной почты. Параметр «Низкий» попросит вас получить разрешение на доступ к цифровому сертификату.

После того, как вы импортировали цифровой сертификат в Outlook, закройте открытые диалоговые окна.

Вот как добавить цифровую подпись в Outlook или другое электронное письмо клиентов. Мы использовали пример Comodo, поскольку он бесплатный.

Как сделать или изменить подпись в Outlook

Процесс создания подписи в разных версиях Outlook немного отличается, поэтому в статье будут представлены инструкции для каждой из них отдельно. Версия программы, установленной на вашем компьютере, будет совпадать с версией пакета Microsoft Office.

Outlook 2007

1. В панели быстрого доступа программы разверните вкладку «Сервис».

2. Открываем параметры программы.

3. Переходим к разделу «Сообщения».

4. В блоке «Подписи» кликаем по кнопке «Подписи…».

5. Кликаем по кнопке «Создать», чтобы перейти к созданию новой подписи. В будущем в этом окошке вы сможете переключаться между несколькими подписями, редактировать и удалять их.

6. Составляем текст, который будет использоваться в качестве подписи. Можете указать в нём своё имя, название организации, которую вы представляете, адрес, полезные ссылки, контактные номера или любые другие данные. Текст можно изменять в размере, шрифте, жирности, курсиве, подчёркивании и расположении.

7. Чтобы вставить картинку в подпись, кликнете по иконке в виде гор и солнца, находящейся около кнопки «Визитная карточка».

8. Если вы хотите, чтобы подпись вставлялась автоматически в новые сообщения, ответы или пересылки, то сначала выберите учётную запись, для которой создаётся подпись, а потом включить или отключить автоматическое использование.

9. Кликнете по кнопке «Переименовать», чтобы изменить название самой подписи, которое будет видно только вам.

10. После того как вы окончите настройки подписи, используйте кнопку «Сохранить».

11. Вы можете создать ещё варианты подписи. Каждый из шаблонов вы можете использовать для разных целей и на разных учётных записях.

12. Если вы включите автоматическое использование подписи, то созданный вами текст будет находиться в каждом новом сообщение сразу после того, как вы приступите к созданию этого сообщения. Для того чтобы вставить подпись вручную, начните создавать сообщение, кликнете по кнопке «Подписи» и выберите одну из созданных вами подписей.

Outlook 2010, 2013, 2016

1. Начните процесс создания письма.

2. В блоке «Включения» разверните вкладку «Подписи» и нажмите на появившуюся кнопку «Подписи…».

3. Кликаем по кнопке «Создать», чтобы перейти к созданию новой подписи. В будущем в этом окошке вы сможете переключаться между несколькими подписями, редактировать и удалять их.

4. Составляем текст, который будет использоваться в качестве подписи. Можете указать в нём своё имя, название организации, которую вы представляете, адрес, полезные ссылки, контактные номера или любые другие данные. Текст можно изменять в размере, шрифте, жирности, курсиве, подчёркивании и расположении.

5. Чтобы вставить картинку в подпись, кликнете по иконке в виде гор и солнца, находящейся около кнопки «Визитная карточка».

6. Если вы хотите, чтобы подпись вставлялась автоматически в новые сообщения, ответы или пересылки, то сначала выберите учётную запись, для которой создаётся подпись, а потом включить или отключить автоматическое использование.

7. Кликнете по кнопке «Переименовать», чтобы изменить название самой подписи, которое будет видно только вам.

8. После того как вы окончите настройки подписи, используйте кнопку «Сохранить».

9. Вы можете создать ещё варианты подписи. Каждый из шаблонов вы можете использовать для разных целей и на разных учётных записях.

10. Если вы включите автоматическое использование подписи, то созданный вами текст будет находиться в каждом новом сообщение сразу после того, как вы приступите к созданию этого сообщения. Для того чтобы вставить подпись вручную, начните создавать сообщение, кликнете по кнопке «Подписи» и выберите одну из созданных вами подписей.

Как изменить подпись Outlook

Чтобы произвести редактирование, необходимо выполнить следующие действия:

перейти ко вкладке «Файл», далее «Параметры»;

найти раздел «Почта»;

щелкнуть по соответствующей кнопке, перейти тем самым к режиму редактирования;

слева будут отображены существующие записи, которые можно редактировать или удалять. Для редактирования нужно щелкнуть левой кнопкой мыши (ЛКМ) по записи и исправить ее в поле для ввода текста;

после того, как редактирование завершено, щелкнуть на «ОК» для сохранения.

Способ для Microsoft Outlook 2003

В Аутлук 2003 нужно:

1. Зайти в программу. Выбрать пункт «Сервис» вверху рабочего пространства и в списке найти «Параметры».
2. Откроется окно, перейти ко вкладке «Сообщение», найти пункт «Выбор подписей для учетной записи:», после чего указать учетную запись под которой она будет создана и нажать на соответствующую кнопку.
3. Кликнуть по «Создать…».
4. Указать имя для новой записи и кликнуть по «Далее».
5. Указать текст с использованием встроенных возможностей форматирования (шрифт, цвет, размер и тип выравнивания).
6. Для сохранения изменений кликнуть на «ОК», после «Применить» и «ОК» в последнем открытом окне.
7. Чтобы проверить, успешно ли она создана нужно запустить создание нового письма.

Outlook Express

В Outlook Express следует:

• на панели вкладок зайти по пути «Сервис» – «Параметры»;
• кликнуть по вкладке с соответствующим названием;
• активировать пункт «Добавлять подписи ко всем исходящим сообщениям», далее нажать «Создать». Появится новая запись, кликнуть по ней, внизу указать текст или же прикрепить файл;

следом за этим нажать на «Дополнительно» и отметить домены нужных почтовых ящиков в которых она должна отображаться;

Если все сделано правильно она добавится автоматически при создании нового письма.

Outlook 2007

Инструкция для электронной почты Outlook 2007:

• запустить программу и нажать на «Создать», либо комбинацию клавиш CTRL+N на клавиатуре;
• щелчком мыши открыть меню «Подпись» и далее выбрать соответствующий пункт;
• на следующем шаге нажать «Создать»;
• присвоить имя для новой записи и «ОК» для подтверждения;
• ввести текст. Можно использовать изображения и гиперссылки;
• Сохранить с помощью «ОК» и запустить создание нового почтового сообщения.

Microsoft Outlook 2010

Для настройки подписи в Outlook 2010 процедура следующая:

открыть приложение и нажать на кнопку для создания нового письма;

• найти группу функций «Включить» и в ней найти нужную кнопку;
• щелкнуть по «Создать»;
• присвоить название и подтвердить с помощью «ОК»;
• настроить и оформить внешний вид;

установить ее в качестве используемой по умолчанию для новых и ответных писем.

Создания в Outlook 2013

В Outlook 2013 процедура идентична:

• в открытой программе кликнуть по «Создать сообщение»;
• перейти к пункту «Подпись», затем в контекстном меню щелкнуть по кнопке с таким же названием;
• щелкнуть по «Создать»;
• указать новое имя и щелкнуть «ОК»;
• ввести текст и сохранить, кликнув по «ОК».

Outlook 2016

Инструкция по настройке подписи Outlook 2016:

• нажать «Создать сообщение» — «Сообщение» — «Подпись». В появившемся списке выбрать «Подписи и бланки»;
• ввести нужные данные и кликнуть по «OK» для сохранения.

Как добавить подпись в Microsoft Outlook

В одной из предыдущих статей мы рассмотрели возможности добавления подписи к электронным письмам, направляемым из почтового клиента Mozilla Thunderbird.

Данная программа бесплатна, поэтому небольшие организации, со скромным бюджетом на содержание, предпочитают оснащать рабочие места своих сотрудников именно этой программой.

Компании покрупнее, как правило, отдают предпочтение продукции компании Microsoft.

Коротко об MS Outlook

Программа Microsoft Outlook входит в состав пакета офисных программ Microsoft Office.

Outlook может работать и как отдельное приложение, и как клиент почтового сервера Microsoft Exchange Server, который позволяет связать пользователей в единую систему электронного документооборота с множеством дополнительных функций: общие почтовые ящики, календари, конференции, согласование документов и другие. Даже будучи отдельным приложением Outlook предлагает пользователю множество функций, таких как календарь, планировщик задач, записная книжка и менеджер контактов. То есть, программа по сути является органайзером с функцией почтового клиента. И она конечно же имеет широкий спектр пользовательских настроек, в частности что касается настроек вида письма — личный бланк, фоны, шрифты и подписи, о которых пойдет речь в данной статье.

Под подписью подразумеваем небольшой фрагмент текста в нижней части письма, содержащий сведения об отправителе (Ф.И.О, наименование организации, контактная информация). Очень удобно, когда такая информация автоматически прикрепляется к каждому вновь созданному письму, избавляя от необходимости направлять контакты для связи отдельным письмом.

Кроме того, было бы здорово, если вид такой подписи можно было бы менять по своему усмотрению, добавляя логотипы, ссылки на сайт и т.п.  В Outlook такая возможность есть. Более того, здесь можно создать несколько разных подписей и прикреплять разные подписи для разных адресатов.

В статье рассмотрим два варианта подписей: простая подпись и подпись с логотипом организации.

Простая подпись

• Открываем Outlook, на вкладке «Главная» жмем «Создать сообщение».
• В окне создания сообщения перейти к меню настройки подписей.
• В открывшемся окне жмем кнопку «Создать»

Вводим название подписи. Подписей можно создавать множество, и менять их при необходимости.

В окне для ввода текста вносим всю необходимую информацию для Вашей подписи, подбираем нужный шрифт, размер и т.д. После того, как будет все будет готово, жмем «Ок» в нижней части окна, чтобы сохранить вновь созданную подпись.

1. В окне выше можем выбирать подписи для редактирования, удалять, переименовывать, создавать новые.

Подпись с логотипом

В глазах Ваших деловых партнеров электронное письмо будет иметь большую значимость если подпись к нему будет украшена логотипом подобно визитке.

Чтобы сделать такую подпись, нужно воспользоваться текстовым редактором MS Word. В нашем примере, мы создали таблицу, в одну ячейку которой мы поместили логотип нашей компании, а в другую контактную информацию.

Затем просто скопировали эту таблицу в окно управления подписями Outlook. Для того, чтобы при переносе таблицы в Outlook границ не было видно, в текстовом редакторе Word предварительно поменяем их цвет на белый.

На этом все. Если остались вопросы, оставляйте их в х под статьей.